INTRODUCCIÓN
La Ley 1581 de 2012 establece disposiciones generales para la protección de datos personales, dentro de las cuales se encuentra la obligación de adoptar una política interna para el tratamiento de datos personales.
Por lo anterior, la Cns Logistica SAS ha elaborado el presente documento, con el fin de que el Titular de la información ejerza el libre ejercicio al derecho de Habeas Data o autodeterminación informática, estableciendo unos lineamientos para que pueda conocer, actualizar y rectificar su información personal contenida en las bases de datos o archivos de la Empresa y así garantizar el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012.
De acuerdo con lo establecido en el artículo 3° de la Ley 1581 de 2012, y demás normas concordantes se tendrán en cuentas las siguientes definiciones para el entendimiento del presente documento:
1.1. Empresa: Cns Logistica SAS
1.2. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
1.3. Habeas data: Derecho fundamental autónomo e independiente consagrado en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y desarrollado por la ley 1581 de 2012, que confiere a las personas la facultad de conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
1.4. Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, generado por el responsable, que es puesto a disposición del Titular para el Tratamiento de sus datos personales, el cual comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la Ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.
Datos Sensibles: Es el dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
La Empresa respetará en el Tratamiento de datos personales los principios establecidos en la normatividad aplicable:
La Empresa en el Tratamiento de datos personales respetará los derechos del Titular de la información contenidos en el artículo 8° de la Ley 1581 de 2012:
La Empresa, en calidad de Responsable de la Información, cumple con los siguientes deberes:
La dependencia responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el Titular puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir el dato o rectificar la Autorización en los términos de Ley, es la Oficina de PQR de la Empresa ubicadas en los municipios de Cali o en la dirección de correo electrónico ventas@cnslogisticasas.com o la línea de atención +57 3177993770, medios por los cuales se podrán solicitar actualizar los registros.
El usuario garantiza la veracidad de los datos aportados ya sea en formularios automatizados o manuales. Este enlace tiene un aviso legal específico cuyo objetivo es informar adecuadamente al usuario, así como recabar su consentimiento para llevar a cabo el tratamiento de los datos personales aportados al solicitar el correspondiente servicio.
Los datos de los usuarios podrán ser recabados para el envío de publicidad propia o de terceros y ofertas comerciales de la Empresa y de terceros con los que se establezcan acuerdos de colaboración sobre productos y servicios relacionados con el suministro de logistica y/o sus actividades complementarias, tales como:
El Tratamiento de información por parte de la Empresa requiere el consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular de la Información. La Empresa ha dispuesto los mecanismos necesarios para obtener la Autorización de los Titulares garantizando en todo caso que la Autorización sea susceptible de posterior consulta. Los datos de Naturaleza Pública, de conformidad con lo señalado en el literal b) del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, no requieren Autorización del Titular de la Información.
El Aviso de privacidad tiene como finalidad informar al Titular la existencia de las políticas de Tratamiento de información contenidas en el presente documento, así como las características del Tratamiento que se le dará a los datos personales, y contendrá como mínimo la siguiente información:
La Empresa podrá emplear los medios informáticos, electrónicos, o cualquiera que considere pertinente para comunicar el aviso de privacidad.
Los datos personales a terceros, se comunica a los usuarios que con carácter general los datos personales no serán cedidos a terceras entidades, salvo en aquellos supuestos en los que la cesión responda al cumplimiento de una obligación legal o también en aquellos casos en los que exista una relación contractual de encargo de tratamiento para la prestación de un determinado servicio. En todo caso los usuarios deben saber que, en el caso de producirse una cesión de este tipo, la misma únicamente se llevará a cabo cuando se haya obtenido el consentimiento expreso por parte del usuario.
Para la presentación de consultas, el Titular de la Información o sus causahabientes, y para efectos de garantizar la seguridad de la información, podrán optar por realizar la solicitud personalmente o por medio de escrito, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
9.1. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
9.2. Si el Titular o sus causahabientes optan por realizar la consulta personalmente ante el área responsable de la atención de peticiones y reclamos, deberá identificarse plenamente mediante cédula de ciudadanía o documento equivalente.
9.3. Si el Titular o sus causahabientes optan por presentar su consulta por medio escrito, el documento deberá contar con diligencia ante notaria (o autoridad competente) con presentación personal y reconocimiento del contenido. En el escrito se deberá indicar la dirección del peticionario, y adjuntar copia del documento de identificación personal. Si la consulta es realizada mediante autorizado o apoderado se deberá adjuntar original de la Autorización o poder del Titular de los datos, autenticada ante notario público y el documento de identificación personal del autorizado o apoderado.
9.4. Si la consulta se refiere a un Titular fallecido, el cónyuge, compañero permanente, hijo o familiar deben presentar solicitud escrita debidamente autenticada, acompañando el certificado de defunción del Titular de la información. Adicionalmente deberán presentar:
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una Base de Datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo escrito ante el área responsable el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
10.1. El reclamo se formulará mediante solicitud escrita dirigida al área responsable, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que la Empresa no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
10.2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
10.3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Para el adecuado desarrollo de sus actividades mercantiles la empresa XXXXXX mantiene contacto con proveedores, terceros y autoridades públicas. Por lo anterior, la Empresa podrá transferir, transladar, compratir, entregar y/o divulgar los Datos personales a nivel nacional para el cumplimiento de sus fines a las siguientes personas:
La presente Política entra en vigencia a partir de su aprobación. La Cns Logistica SAS se reserva el derecho a modificar su política de protección de tratamiento de datos personales en cualquier momento, con la finalidad de adaptarla a las novedades legislativas, lo cual será informado a los usuarios por la página web, con una antelación suficiente al momento en el que de las mismas se deriven efectos.
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